1. Inleiding

Onze inzet voor gegevensbescherming

Bij Prologis ('Prologis' of 'wij' of 'ons') doen we er alles aan om je persoonsgegevens te beschermen. Als verwerkingsverantwoordelijke gaan wij op een verantwoordelijke manier om met je persoonsgegevens en streven we ernaar transparant te zijn over onze verwerking van persoonsgegevens. Gedetailleerde informatie over onze praktijken vind je in deze Privacyverklaring voor Leveranciers ('Privacyverklaring').

Als je meer wilt weten over Prologis en zijn dochterondernemingen ('Prologis'), ga dan naar https://www.prologis.com/.

Deze privacyverklaring

In deze privacyverklaring ('Privacyverklaring') wordt beschreven hoe Prologis de persoonsgegevens verzamelt en verwerkt van leveranciers van Prologis die personen (zoals zzp'ers) zijn en de vertegenwoordigers, werknemers of contactpersonen van onze leveranciers die rechtspersonen zijn ('Leverancier', 'u'). Dit is voor jou relevant.

Basisprincipes en verplichtingen inzake gegevensbescherming van Prologis

Met betrekking tot de bescherming van je persoonsgegevens hebben we ons aan de volgende basisprincipes verbonden:

• U bent niet verplicht om je persoonsgegevens aan Prologis te verstrekken. Maar als u – wanneer daarom wordt gevraagd – geen persoonsgegevens verstrekt die noodzakelijk zijn om onze relatie met jou of je werkgever als dienstverlener of leverancier te onderhouden (bijvoorbeeld informatie die nodig is om je te betalen, om je kwalificaties te beoordelen of om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen), kan dit leiden tot het beëindigen van onze samenwerking.
• We verzamelen en verwerken je persoonsgegevens alleen voor de doeleinden die zijn uiteengezet in deze Privacyverklaring en voor specifieke doeleinden die we met je delen en/of waar je toestemming voor hebt gegeven. Uw gegevens worden niet verwerkt op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden.
• We verzamelen, verwerken en gebruiken alleen de minimaal vereiste persoonsgegevens en niet meer dan nodig is voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacyverklaring.
• Wanneer we je persoonsgegevens verwerken, nemen we passende maatregelen om deze zo nauwkeurig en actueel mogelijk te houden.
• We hebben een aantal beveiligingsmaatregelen genomen om je gegevens te beschermen tegen misbruik, inmenging, verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging of openbaarmaking.
• In de regel bewaren we je persoonsgegevens gedurende de periode die nodig is voor verwerkingsdoeleinden of gedurende de periode die uitdrukkelijk wettelijk vereist is. Als gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacyverklaring en we niet wettelijk verplicht zijn ze te bewaren, zullen we ze verwijderen of anonimiseren.
• Uw persoonsgegevens worden niet gedeeld, verkocht, verhuurd of openbaar gemaakt op een andere manier dan zoals beschreven in deze Privacyverklaring. Wij kunnen uw gegevens wel delen wanneer dit vereist wordt door de wet of door overheidsinstanties.

Bovendien verwerken we je persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke gegevenswetgeving, namelijk:

• de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU en de Algemene VerordeningGegevensbescherming van het VK ('AVG')
• Toepasselijke wetten van de lidstaten of het VK
• eventuele verplichte richtlijnen of aanbevelingen ter implementatie van de AVG of
  toepasselijke wetten van de lidstaten of het Verenigd Koninkrijk.

(samen 'Toepasselijke Regelgeving').

2. Hoe verzamelen we je gegevens?

Rechtstreeks via jou ontvangen en gegeneerd door Prologis

Prologis ontvangt je persoonsgegevens rechtstreeks van jou of via de leverancier of dienstverlener voor wie je werkt.

Ontvangen via derden

We kunnen ook persoonsgegevens over jou ontvangen van andere bronnen, zoals een derde partij (bijvoorbeeld achtergrondinformatie van externe leveranciers; onze werknemers of zakelijke relaties, zoals feedback over jou die we ontvangen van andere opdrachtnemers of onze werknemers; openbaar beschikbare bronnen om de tekenbevoegdheid te bevestigen).

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Deze persoonsgegevens kunnen het volgende omvatten:

• je persoonsgegevens (bijvoorbeeld voornaam, achternaam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, identiteitsdocumenten of -informatie, foto of video-opname)
• informatie over je werkgever (bijv. de naam van je bedrijf en je titel en functie)
• je financiële gegevens (zoals bankrekeninggegevens) en nationaal verzekeringsnummer

Daarnaast kunnen we voor alle personen van onze leveranciers die toegang hebben tot onze computersystemen de volgende soorten persoonsgegevens verzamelen:

• informatie over je functie bij Prologis (bijvoorbeeld functie, bedrijfseenheid, locatie, tijdzone, kostenplaats, supervisor/manager)
• werkgerelateerde informatie (zoals werkordernummer, identificatienummer, start- en einddatum, status van vereiste training, factureringstarief en -bedrag)
• je elektronische identificatiegegevens indien nodig voor de levering van producten of diensten aan ons bedrijf (bijvoorbeeld inlognaam, wachtwoorden, badgenummer en -foto, IP-adres, online identificatiegegevens/cookies, logboeken, toegangs- en verbindingstijden en
  camerabeelden of andere videobewakingsbeelden (alleen indien wettelijk toegestaan en waar duidelijk aangegeven))
• bepaalde informatie met betrekking tot de naleving (bijvoorbeeld gegevens over vereiste trainingen)

4. Waarom verzamelen en gebruiken we je persoonsgegevens?

Juridische grondslag voor de verwerking

Als je je in de EU of het VK bevindt, verwerken we je persoonsgegevens volgens de Toepasselijke Regelgeving alleen op basis van de volgende juridische grondslag:

• Gerechtvaardigd zakelijk belang: het is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen en heeft geen onevenredige invloed op jouw belangen of fundamentele rechten en vrijheden. Houd er rekening mee dat wij bij de verwerking van je persoonsgegevens op basis van deze grondslag altijd streven naar een evenwicht tussen onze gerechtvaardigde belangen en jouw privacy.
• Overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk om precontractuele stappen uit te voeren of om onze contractuele verplichtingen jegens jou (of de leverancier of dienstverlener voor wie je werkt) uit te voeren.
• Wettelijke verplichting: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (waaronder contractuele verplichtingen, zoals het uitvoeren van due diligence met betrekking tot leveranciers of het uitoefenen van onze auditrechten).

Doeleinden waarvoor we je gegevens verwerken

5. Bewaarperiode

We bewaren je persoonsgegevens alleen op onze systemen voor zolang dit nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor we ze hebben ontvangen zoals beschreven in deze Privacyverklaring, waaronder om te voldoen aan wettelijke of boekhoudkundige vereisten. We zullen de persoonsgegevens vervolgens uit onze systemen verwijderen of ze permanent en op een onomkeerbare manier anonimiseren maken voor statistische doeleinden, zodat je niet meer met deze gegevens te identificeren bent.

Houd er rekening mee dat je persoonsgegevens in overeenstemming met de Toepasselijke Regelgeving gedurende een bepaalde periode kunnen worden bewaard in verband met de gerechtvaardigde belangen van Prologis en/of om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

6. Doorgifte van je gegevens aan derden of buiten het land waar je woont

Je gegevens delen met derden:

Wanneer we je persoonsgegevens delen met gelieerde bedrijven, andere organisaties en vertrouwde derden, zorgen we ervoor dat we dit alleen doen met entiteiten die je gegevens op dezelfde of een vergelijkbare manier beschermen als wij en voldoen aan de Toepasselijke Regelgeving.

Vertrouwde derden kunnen ons helpen bij het leveren van IT-diensten, zoals platformaanbieders, hostingdiensten, onderhoud en ondersteuning van onze databases en van onze software en applicaties die mogelijk gegevens over jou bevatten, of om namens ons statistische analyses uit te voeren die verband houden met het gebruik van de carrièrewebsite.

Vertrouwde derden zijn als volgt:

• Buiten Prologis:
  • IT-aanbieders en leveranciers (platformaanbieder, hostingdiensten)
  • Aanbieders van clouddiensten
  • Externe adviseurs/bureaus en consultants
  • Openbare autoriteiten
• Binnen Prologis:
  • Personeel van Prologis (zoals werknemers, directeuren, investeerders, stagiairs, opdrachtnemers enzovoort die op verschillende afdelingen werken of die in dienst zijn van partners of dochterondernemingen van Prologis)
  • Andere interne teams van Prologis (zoals IT en potentiële managers) en alleen op een need-to-know basis en met als enig doel om jou de gevraagde diensten te leveren.

Uw persoonsgegevens internationaal delen:

De bedrijven van onze groep en externe opdrachtnemers en consultants zijn over de hele wereldactief. Dit betekent dat we persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) en het Verenigd Koninkrijk kunnen verwerken. We hebben echter passende voorzorgsmaatregelen genomen om te waarborgen dat je persoonsgegevens veilig blijven in overeenstemming met deze Privacyverklaring. Deze maatregelen omvatten de implementatie van clausules inzake gegevensoverdracht voor onze externe leveranciers, opdrachtnemers en consultants en een intragroepsovereenkomst voor de overdracht van persoonsgegevens binnen onze groep.

7. Hoe we jouw persoonsgegevens beschermen

We begrijpen dat de veiligheid van je persoonsgegevens belangrijk is. We beschermen je persoonsgegevens tegen misbruik, inmenging, verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging en openbaarmaking. We hebben een aantal veiligheidsmaatregelen geïmplementeerd om je persoonsgegevens te helpen beschermen. We hebben bijvoorbeeld toegangscontroles geïmplementeerd, gebruiken firewalls en beveiligde servers en we versleutelen persoonsgegevens. Houd er echter rekening mee dat de veiligheid van informatieoverdracht via internet nooit kan worden gegarandeerd.

8. Je rechten

Wanneer we je persoonsgegevens verwerken, heb je volgens de Toepasselijke Regelgeving verschillende rechten die je, indien van toepassing, op elk gewenst moment kunt uitoefenen.

Indien voorgeschreven door de Toepasselijke Regelgeving, heb je mogelijk het recht om:

• Te zien welke persoonsgegevens we bewaren en hoe die worden gebruikt. Houd er rekening mee dat we kunnen weigeren om jouw informatie te verstrekken wanneer hierdoor persoonsgegevens van een andere persoon onthuld kunnen worden of de rechten van een ander persoon negatief beïnvloed kunnen worden.
• Uw persoonsgegevens te laten corrigeren als ze onjuist of onvolledig zijn
• Uw persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer een van de volgende situaties van toepassing is:
  • uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangenos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles nous les avions collectées, ou;
  • u de toestemming intrekt die je ons eerder had gegeven om je persoonsgegevens te verwerken en er geen andere rechtsgrond is om die persoonsgegevens te verwerken;
  • u bezwaar maakt tegen de verwerking van je persoonsgegevens door ons voor directe marketingdoeleinden;
  • u bezwaar maakt tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor de gerechtvaardigde belangen van Prologis;
  • de persoonsgegevens niet rechtmatig worden verwerkt;
  • uw persoonsgegevens moeten worden verwijderd om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of
  • in andere specifieke omstandigheden die zijn uiteengezet in de.

toepasselijke lokale wetgeving. Houd er rekening mee dat we dergelijke gegevens niet zullen verwijderen als we wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.

• Onze verwerking van je persoonsgegevens te beperken (oftewel de opslag ervan toestaan, maar geen verdere verwerking). Je hebt mogelijk het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken als:
  • u denkt dat de persoonsgegevens die wij over je hebben on juist zijn;
  • de persoonsgegevens niet rechtmatig worden verwerkt, maar je wilt dat de verwerking wordt beperkt in plaats van dat de gegevens worden verwijderd;
  • we je persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, maar je de gegevens nodig hebt voor juridische procedures; of
  • u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van je persoonsgegevens en wacht op verificatie of je belangen in verband met dat bezwaar zwaarder wegen dan de rechtsgronden voor de verwerking van je gegevens.
• Bezwaar te maken tegen verwerking: je hebt mogelijk het recht om bezwaar te maken tegen verwerking die bestaat uit directmarketing- en verwerkingsactiviteiten op basis van gerechtvaardigde belangen.
• Om gegevensoverdracht te vragen: je persoonsgegevens kunnen overdraagbaar zijn. Dit betekent dat ze elektronisch kunnen worden verplaatst, gekopieerd of verzonden. Dit recht is alleen van toepassing wanneer:
  • de verwerking gebeurt op basis van jouw toestemming;
  • de verwerking plaatsvindt voor de uitvoering van een overeenkomst; of
  • de verwerking plaatsvindt op geautomatiseerde wijze.
• Een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming
  van jouw land: Zie https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en

Houd er rekening mee dat deze rechten niet absoluut zijn en dat de uitoefening van deze rechten onderworpen is aan bepaalde voorwaarden in overeenstemming met de Toepasselijke Regelgeving.

In alle gevallen zullen we, als de persoonsgegevens die we hebben ontvangen niet langer nodig zijn voor enig doel en we niet verplicht zijn onder de Toepasselijke Regelgeving om ze te bewaren, ons uiterste best doen om ze te verwijderen, permanent onherkenbaar te maken of te anonimiseren.

9. Uitoefenen van je rechten

Als je vragen, opmerkingen of klachten hebt met betrekking tot deze Privacyverklaring of de verwerking van je persoonsgegevens of als je een verzoek met betrekking tot je rechten als betrokkene wilt indienen, kun je contact met ons opnemen via [email protected].

We zullen alle verzoeken beoordelen en beantwoorden binnen de termijnen die zijn bepaald in de Toepasselijke Regelgeving. Houd er rekening mee dat we je mogelijk om specifieke informatie moeten vragen om je identiteit te bevestigen om je recht op toegang tot deze informatie te garanderen en om te voorkomen dat je persoonsgegevens worden verstrekt aan iemand die niet het recht heeft om ze te ontvangen.

10. Wijzigingen van deze Privacyverklaring

Het staat Prologis vrij om deze Privacyverklaring periodiek aan te passen om de ontwikkeling van onze praktijken op dit gebied te weerspiegelen. Als we wijzigingen aanbrengen, zullen we je van dergelijke wijzigingen op de hoogte stellen door de datum aan het einde van deze Privacyverklaring te wijzigen. In sommige gevallen kunnen we je ook een opvallendere melding sturen. We raden je aan om deze Privacyverklaring regelmatig te bekijken om op de hoogte te blijven van hoe Prologis je persoonsgegevens beschermt.

Deze Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in november 2023.